Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Neon Arc — Alexander Hertle
Pfarrer-Walser-Str. 3, 87544 Blaichach
Telefon: +49 176 9138 5260 · E-Mail: info@neonarc.com

Der KI-Kompass ist ein geschlossener Dienst für eingeladene Personen. Für Konto, Protokoll, Rückmeldungen und den Betrieb ist Neon Arc verantwortlich. Echte Personendaten gehören nur in ein Mandat: einen Arbeitsbereich, für den Ihr Unternehmen mit Neon Arc einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen hat. In der Demo arbeiten Sie nur mit erfundenen Fällen oder mit Personen in Rollenform. Welche Betriebsart gilt, zeigt der Hinweis oben auf jeder Seite im Arbeitsbereich: „Demo auf fiktiven Daten — bitte keine echten Personen.“ oder „Mandat · AVV vom …“. Ein Mandat hinterlegt nur Neon Arc, nach Eingang des unterschriebenen Vertrags. In der Demo bestätigt jedes Konto vor dem ersten eigenen Fall einmal: „Ich verwende in dieser Demo keine echten Personendaten.“

Im Mandat ist Ihr Unternehmen für die Inhalte der Fälle verantwortlich: Neon Arc verarbeitet sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Mistral AI SAS ist darin als Unterauftragsverarbeiter genannt (Abschnitt 3). Rechtsgrundlage und Information der im Fall genannten Personen (Art. 14 DSGVO) liegen dann bei Ihrem Unternehmen. In der Demo ist Neon Arc auch für die Fallinhalte verantwortlich; sie dürfen dort keine echten Personendaten enthalten.

2. Was wir verarbeiten — und wozu

• Konto: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Prüfwert), Zugehörigkeit zu einem Arbeitsbereich und dessen Name. Dazu speichert der Anmeldedienst je Sitzung IP-Adresse und Browserkennung sowie ein Protokoll der Anmeldungen mit E-Mail-Adresse. Zweck: Anmeldung und Trennung der Arbeitsbereiche. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne E-Mail-Adresse ist eine Anmeldung nicht möglich.
• Fallinhalte: Titel, Fragestellung, Falltext, daraus erzeugte Auswertungen, EmpowerMap, Aktionsplan, Core-Team und das Beteiligten-Register mit Klarnamen. Zweck: die Analyse, für die Sie den Dienst nutzen — im Mandat im Auftrag Ihres Unternehmens (Abschnitt 1). Das System schätzt dabei Haltung, Thema, Motiv, Emotion und Entscheidungsstil (Kommunikationsmuster Kopf – Herz – Bauch) der im Fall beschriebenen Beteiligten ein.
  Namen, Platzhalter und Beteiligten-Register

  Klarnamen dürfen im Fall stehen: fiktive Namen in der Demo, echte Namen nur im Mandat. Vor jeder Anfrage an die KI ersetzt das System erkannte Namen durch Platzhalter (Abschnitt 3); einzelne Namen ohne Anrede oder Etikett werden nicht immer erkannt. Namen, die erst das Modell als Personennamen erkennt, ersetzt das System vor dem Speichern ebenfalls durch Platzhalter (Abschnitt 3) — in der maskierten Fassung, die an die KI geht und ins Siegel. Titel, Fragestellung und Falltext speichert der KI-Kompass daneben so, wie Sie sie geschrieben haben. An die KI gehen Platzhalter; Ihnen zeigt die Anwendung Ihre Angaben im Wortlaut, soweit sie einen Platzhalter zurückführen kann: Namen aus dem Beteiligten-Register, Kontaktdaten aus Falltext, Titel und Fragestellung. Eine Gesundheitsangabe steht in der Ansicht des Falltexts an ihrer Stelle, in Zitaten und Texten der KI nur, wenn alle erkannten Gesundheitsangaben in Falltext, Titel, Fragestellung, EmpowerMap und Kraftfeld denselben Wortlaut haben (nebeneinanderstehende Wörter wie „Burnout erkrankt“ gelten als eine Angabe) — auch mehrfach, auch bei mehreren Personen — und kein Dokument eine trägt; sonst steht „[Gesundheitsangabe]“. Namen und Kontaktdaten, die nur in einem Dokument stehen, behalten ihren Platzhalter („Person D1“, „Telefon D1“); ebenso Kontaktdaten, die nur in der EmpowerMap stehen („Telefon M1“). Personen, die nur in der EmpowerMap stehen, führt das Beteiligten-Register wie jede andere Person; KI-Texte, die vor dieser Regel entstanden sind, zeigen weiter „Person M1“; ist ein Platzhalter nicht eindeutig, steht seine lesbare Form („Telefon 1“). Ein getilgter Fall zeigt keinen Wortlaut mehr; der Vermerk eines älteren Siegels druckt die versiegelten Texte und ergänzt nur an den Player-Namen den Klarnamen aus dem Register. Die Zuordnung von Platzhalter und Person hält das Beteiligten-Register für Namen, die das System im Falltext ersetzt hat, für die Player des Kraftfelds und für Personen, die nur in der EmpowerMap stehen (eingetragen, sobald die KI einen Map-Text mit ihnen liest) — dort ist sie löschbar (Abschnitt 6). Für eine Person, die nur in der EmpowerMap steht, behält das System nach dem Löschen eine Prüfsumme ihres Namens (nicht den Namen) zum Fall, damit derselbe Name nicht erneut ins Register gelangt; sie entfällt mit einer Tilgung oder dem Löschen des Falls. Platzhalter, die nur in Fragestellung oder Dokumenten vergeben wurden („Person F1“, „Person D1“), und ältere KI-Texte mit „Person M1“ löst es in Zitaten und KI-Texten nicht auf. Das Beteiligten-Register belegt das System nach dem Einlesen des Falls selbst vor — mit den Namen, die es im Falltext durch Platzhalter ersetzt hat, soweit es sie eindeutig einer Person zuordnen kann, auch von Personen, die kein Player sind; Einträge zu Playern können Sie ändern und ergänzen, jeden Eintrag löschen. Liest das System den Fall vor der Freigabe des Kraftfelds neu ein, belegt es das Register aus dem Falltext neu — auch mit Namen, die Sie gelöscht hatten. Wer im Mandat Beschäftigte oder andere bestimmbare Personen beschreibt, prüft vorher selbst Rechtsgrundlage, Datenschutz-Folgenabschätzung und Beteiligung des Betriebsrats. Keine Angaben zu Gesundheit, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexueller Orientierung oder ethnischer Herkunft.

• Dokumente: Laden Sie Word- oder PDF-Unterlagen zu einem Fall hoch, speichern wir den Text je Seite nur in maskierter Fassung (erkannte Namen, Kontaktdaten und Anschriften durch Platzhalter ersetzt), dazu den Dateinamen als Titel, ebenso maskiert, und eine Prüfsumme — nie die Datei. Maskiert heißt: der Wortlaut ohne die erkannten Stellen. Was die Maskierung nicht erkennt — etwa ein Vorname allein oder ein Nachname ohne Anrede oder Vornamen —, bleibt im gespeicherten Text und im Dateinamen stehen. Zweck und Rechtsgrundlage wie bei den Fallinhalten.
• Protokoll: Jede Änderung über die Anwendung wird mit Zeitpunkt und Konto-Kennung in einer Protokollkette festgehalten. Zweck: Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das Protokoll ist eine unveränderliche Kette. Es nimmt keinen Text aus dem Fall auf, nur Kennungen, Zeitpunkte, Zählungen und Prüfsummen. Einträge aus der Zeit, bevor diese Regel galt, können Text aus dem Fall enthalten, etwa einen Titel, einen geänderten Map-Text, eine Core-Team-Bezeichnung oder Angaben im Aktionsplan. Sie bleiben stehen, weil jede Änderung die Kette bräche. Betrifft ein Löschverlangen solche Einträge, teilen wir Ihnen das mit. Lesen können sie nur die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs und Neon Arc. Das Protokoll hat keine Löschfrist; es besteht, solange der Arbeitsbereich besteht (Abschnitt 6).
• KI-Verbrauch: Zu jedem Aufruf des Sprachmodells hält der KI-Kompass Arbeitsbereich, Fall-Nummer, Arbeitsschritt, Modell, Zahl der verarbeiteten Token und die daraus berechneten Kosten fest — ohne Inhalt und ohne Konto-Kennung. Zweck: Abrechnung und Begrenzung der Nutzung (monatliches Kontingent des Arbeitsbereichs). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angaben bestehen wie das Protokoll, solange der Arbeitsbereich besteht.
• Rückmeldungen: Ihr Text, die Art der Rückmeldung, Ihre Bewertungen auf den Skalen, Seite, Station, Fall-Nummer, Ansicht (Fenstergröße und Farbthema), Ihre Konto-Kennung, Ihr Arbeitsbereich und ob wir Sie ansprechen dürfen. Zweck: Verbesserung des Dienstes. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Löschung nach zwölf Monaten, automatisch.
• Server-Protokolle: Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse). Zweck: Betrieb und Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gespeichert werden sie nur so lange, wie es für Fehlersuche und Abwehr von Angriffen nötig ist. Falltexte und Modellantworten schreibt die Anwendung nicht in Protokolle.

3. Sprachmodell

Auswertungen erzeugt ein Sprachmodell der Mistral AI SAS (Paris, Frankreich) über deren EU-Endpunkt. Mistral verwendet die Anfragen nicht zum Training. Für die Organisation von Neon Arc bei Mistral ist die Null-Datenspeicherung aktiviert: Anfragen und Antworten werden nicht zur Fehlerbehebung oder Analyse gespeichert.

Nur in Arbeitsbereichen der Betriebsart Demo — mit erfundenen Fällen, von jedem Konto bestätigt — lässt sich zum Vergleich ein anderes Modell wählen: GPT (Vertragspartner OpenAI Ireland Ltd) oder Claude (Anthropic Ireland, Limited). Verarbeitet wird dabei in den USA (Drittland). Garantie nach Art. 46 DSGVO: EU-Standardvertragsklauseln in den Auftragsverarbeitungsverträgen der Anbieter; eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage. Auch dorthin geht nur die maskierte Fassung. Beide Anbieter verwenden die Anfragen nicht zum Training, bewahren sie aber bis zu 30 Tage auf, Anthropic bei einem gemeldeten Verstoß gegen seine Nutzungsregeln auch länger. In einem Mandat ist diese Wahl technisch ausgeschlossen.

Ungewöhnliche Namen erkennt kein Muster sicher, und einzelne Namen ohne Anrede oder Etikett werden nicht immer erkannt — was nicht erkannt wird, erreicht das Modell. Das Beteiligten-Register selbst liest kein Modell. Ein Name, den erst die KI als Personennamen erkannt hat, ist beim Einlesen des Falls aber einmal an die KI gegangen — auch wenn er danach im Register steht. Gesundheitsangaben ersetzt das System nach einer Wortliste durch einen Platzhalter, der für jede Angabe gleich lautet, bevor Falltext, Fragestellung, Map-Texte oder Dokumente an die KI gehen — still, ohne Rückfrage, auch in der gespeicherten maskierten Fassung und auch in Titel und Fragestellung des Siegels. Die Liste enthält Wörter, wie man sie über Personen sagt, etwa „krank“, „Burnout“, „Diagnose“ oder „Therapie“, und ersetzt sie überall, auch wo keine Person gemeint ist („Krankheiten der Organisation“). „Krankenstand“ ersetzt sie nur in diesen Fügungen: nach „im“, „in“, „in den“ oder „aus dem“ („im Krankenstand“), nach „mein“, „dein“, „sein“ oder „ihr“ („sein Krankenstand“; „unser Krankenstand“ bleibt) oder dem Genitiv eines erkannten Namens („Kowalskis Krankenstand“) und vor „von“, „des“, „der“ oder „bei“ mit einem erkannten Namen, auch hinter Anrede und Titel („Krankenstand von Herrn Weber“). Sonst bleibt er stehen — als Kennzahl („Der Krankenstand steigt“), aber auch in Sätzen, die keine dieser Fügungen treffen („Herr Weber hat Krankenstand“); „Gesundheitsschutz“ steht nicht in der Liste. Umschreibungen erkennt sie nicht, und was vor ihrer Einführung eingelesen wurde, erfasst sie erst nach einem neuen Einlesen. Die Mitgliedschaft einer Person in einer Gewerkschaft (etwa „Gewerkschaftsmitglied“ oder „Mitglied der IG Metall“) ersetzt das System ebenso still durch einen Platzhalter, bevor Texte an die KI gehen. Die Organisation selbst („die Gewerkschaft“, „IG Metall“) bleibt stehen. Umschreibungen erkennt die Liste nicht. Bei Fällen, die vor dem 8. Oktober 2026 eingelesen wurden, ging diese Angabe bis dahin im Wortlaut an die KI.

Namen, die erst das Modell beim Einlesen des Falls als Personennamen erkennt — etwa einen Nachnamen ohne Anrede —, ersetzt das System vor dem Speichern durch Platzhalter: im maskierten Falltext, in den Belegen und im Kraftfeld, mit demselben Nachnamen auch dort, wo er allein steht, außer kleingeschrieben. An das Modell sind diese Namen dann einmal gegangen. Was weder ein Muster noch das Modell als Personennamen erkennt, erreicht das Modell und kann im Kraftfeld und im Siegel stehen.

Das Modell entscheidet nichts: Jede Übernahme in die EmpowerMap, jede Zeile des Aktionsplans und die Freigabe liegen bei einem Menschen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Was ein Sprachmodell erzeugt hat, ist in der Anwendung als solches gekennzeichnet.

4. Empfänger und Speicherorte

• Hetzner Online GmbH (Deutschland): Betrieb der Anwendung, als Auftragsverarbeiter.
• Supabase Inc. (USA): Datenbank und Anmeldung, als Auftragsverarbeiter. Speicherort ist Frankfurt am Main (Rechenzentrum von Amazon Web Services). Weil der Anbieter in den USA sitzt, ist ein Zugriff von dort nicht ausgeschlossen (Drittland). Garantie nach Art. 46 DSGVO: EU-Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag; eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage.
• Mistral AI SAS (Frankreich): Sprachmodell, als Auftragsverarbeiter, EU-Endpunkt, nur die maskierte Fassung, ohne Training und mit Null-Datenspeicherung (Abschnitt 3).
• OpenAI Ireland Ltd (Irland) und Anthropic Ireland, Limited (Irland): Sprachmodelle GPT und Claude, nur in Demo-Arbeitsbereichen und nur, wenn dort gewählt; als Auftragsverarbeiter, Verarbeitung in den USA (Drittland), Garantie nach Art. 46 DSGVO: EU-Standardvertragsklauseln; nur die maskierte Fassung (Abschnitt 3).
• ALL-INKL.COM (Deutschland): E-Mail-Postfach, aus dem wir Einladungen und Passwort-Links versenden.

Eine Webanalyse, Werbe- oder Schriftarten-Dienste Dritter setzt der KI-Kompass nicht ein; Schriften werden vom eigenen Server ausgeliefert.

5. Cookies und lokaler Speicher

Der KI-Kompass setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: die Anmeldung (Sitzung) und — solange das Zugangstor aktiv ist — dessen Merker. Die Wahl zwischen hellem und dunklem Erscheinungsbild und ob die Seitenleiste eingeklappt ist, liegen im lokalen Speicher Ihres Browsers. Während Sie einen neuen Fall eingeben, sichert der KI-Kompass den Entwurf im Sitzungsspeicher dieses Browserfensters; er wird nicht übertragen und ist gelöscht, sobald der Fall angelegt oder das Fenster geschlossen ist. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich; ein Einwilligungsbanner gibt es deshalb nicht.

6. Speicherdauer und Löschung

• Rückmeldungen: zwölf Monate, dann automatische Löschung.
• Beteiligten-Register (Klarnamen): jederzeit durch Sie löschbar — einzeln oder je Fall, auch nach der Freigabe und in der Demo ohne vorherige Bestätigung; der Vorgang steht im Protokoll. Nur an einem getilgten Fall, dessen Inhalte schon ersetzt sind, lässt sich nichts mehr löschen. Gelöscht wird der Name im Beteiligten-Register. Anderswo kann er weiter stehen: wo Sie ihn selbst geschrieben haben — im ursprünglichen Falltext, in Titel und Fragestellung, in Zielen, Notizen, Core-Team, Map und Aktionsplan —, in Dokumentseiten und, wo die Erkennung ihn nicht ersetzt hat, als Name im Kraftfeld und in Texten der KI; ebenso, wo die Anwendung beim Bearbeiten eines Feldes einen Namen aus dem Register eingesetzt hat und ihn beim Speichern nicht sicher zurückführen konnte (zwei Personen gleichen Nachnamens im selben geänderten Satz); nach der Freigabe auch im Siegel und in älteren Protokolleinträgen. Ihre eigenen Texte ändern Sie im Entwurf selbst. Kontaktdaten aus Falltext, Titel und Fragestellung zeigt die Anwendung weiter im Wortlaut; erst eine Tilgung entfernt sie.
• Konto: Auf Wunsch legen wir es still (gesperrt, E-Mail-Adresse durch ein Pseudonym ersetzt). Das Protokoll bleibt und verweist danach auf ein Konto ohne Adresse. Das Anmeldeprotokoll des Anmeldedienstes behält die E-Mail-Adresse.
• Dokumente: jederzeit einzeln durch Sie entfernbar, auch nach der Freigabe und in der Demo ohne vorherige Bestätigung — mit ihren Seiten und Vorschlägen; was Sie daraus in die EmpowerMap übernommen haben, bleibt mit Quellenangabe stehen. Der Vorgang steht im Protokoll. Ausgenommen ist ein getilgter Fall; seine Inhalte sind schon ersetzt.
• Festgelegte Fristen: Beteiligten-Register zwölf Monate nach der Freigabe des Falls, ohne Freigabe 24 Monate nach der letzten Änderung; Fälle ohne Freigabe 24 Monate nach der letzten Änderung. Die Löschung nach diesen Fristen ist noch nicht automatisiert — bis ein Löschlauf sie umsetzt, wird auf Verlangen gelöscht: Registereinträge von Ihnen über die Tafel, Fälle ohne Freigabe von Neon Arc.
• Fälle: Freigegebene Fälle sind versiegelt. Mit der Freigabe geht der Stand ins Siegel: Titel, Fragestellung und Falltext in der maskierten Fassung — erkannte Namen als Platzhalter, nicht erkannte im Wortlaut —, die Kreise im Kraftfeld mit Namen und Rolle — von Ihnen angelegt oder vom Modell übernommen —, die Texte der KI mit ihren Zitaten und im Wortlaut, wie Sie sie geschrieben haben: die Ziele, Ihre Korrekturen und Notizen im Kraftfeld (Rolle, Thema, Motiv, Emotion), die Core-Team-Bezeichnungen, Texte und Rollen der EmpowerMap, der Aktionsplan mit Was, Wer, Wozu, Woran und Kommentar sowie der Name des Arbeitsbereichs. Die Anwendung selbst kann freigegebene Fälle nicht löschen. Verlangt eine betroffene Person die Löschung, tilgen wir die Inhalte des Falls — im Mandat auf Weisung Ihres Unternehmens: Titel, Fragestellung, Freitexte, Namen und Zitate werden in Siegel und Fall durch „[getilgt auf Verlangen]“ ersetzt; es bleibt der Nachweis, dass und wann getilgt wurde (im Protokoll gespeichert: Prüfsumme des getilgten Stands, Datum, Aktenzeichen). Die Tilgung ändert das Protokoll nicht; betrifft ein Löschverlangen ältere Protokolleinträge mit Text aus dem Fall, teilen wir Ihnen das mit. Ein getilgter Fall nimmt danach nichts mehr auf. Heruntergeladene Dateien — der Vermerk als PDF und Word, der Aktionsplan als Excel-Tabelle — erfasst die Tilgung nicht. Sicherungen des Datenbank-Anbieters enthalten den Stand vor der Tilgung, bis sie nach der Frist der Hosting-Vereinbarung überschrieben sind; wird eine Sicherung wieder eingespielt, tilgen wir erneut.
• Mandatsende: Endet ein Mandat, wird der Arbeitsbereich derzeit archiviert und nicht gelöscht; Fälle, Register und Protokoll bleiben dabei bestehen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Nachricht an info@neonarc.com genügt. Betrifft Ihr Anliegen Inhalte eines Falls im Mandat, leiten wir es an das Unternehmen weiter, das den Fall verantwortet, und unterstützen es bei der Erfüllung; betrifft es einen Fall in der Demo, erfüllen wir es selbst.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Protokoll, Rückmeldungen, Server-Protokolle), können Sie dem jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren — für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

8. Sicherheit

Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS). Alle Mandanten arbeiten in einer gemeinsamen Datenbank im EU-Rechenzentrum Frankfurt; jeder Arbeitsbereich ist darin per Zugriffsregeln auf Zeilenebene getrennt. Kein anderer Arbeitsbereich sieht Ihre Fälle. Neon Arc hat als Betreiber technischen Zugriff auf die Datenbank.

Stand: 8. Oktober 2026 · Impressum